ПРОЕКТ BG051PO001-3.1.08 – 0015


"Изграждане на интегрирана система за управление на СА „Д. А. Ценов"




Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма "Развитие на човешките ресурси",
 схема BG051PO001-3.1.08 „Усъвършенстване на системите за управление във висшите училища”, съфинансирана от Европейския социален фонд на Европейския съюз.

Инвестира във вашето бъдеще!

В Стопанска академия „Димитър А. Ценов” започна реализиране на най-големия по размер на отпусната безвъзмездна помощ проект.
Проектът, озаглавен „Изграждане на интегрирана система за управление на СА „Д. А. Ценов”” е по договор за безвъзмездна финансова помощ № BG051PO001-3.1.08 – 0015. Осъществява се с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси”, схема BG051PO001-3.1.08 „Усъвършенстване на системите за управление във висшите училища”, съфинансирана от Европейския социален фонд на Европейския съюз. Общият размер на безвъзмездната финансова помощ е 489 326,36 лв., която покрива 100% от проектния бюджет. По думите на проф. Димитрова, поредният спечелен европейски проект е „своеобразен атестат за компетенциите и капацитета на Стопанска академия като висше училище с над 100 годишна история и лидер на образователния пазар”. Тя поясни, че безвъзмездно отпуснатата сума се нарежда сред десетте проекта с одобрено финансиране между 489 и 499 хиляди лева.

Основната цел при реализирането на проекта е повишаване качеството на образователния и научен продукт в Стопанска академия чрез усъвършенстване на основните, управленските и поддържащите процеси в институцията. Той ще бъде изпълняван в продължение на 24 месеца. „Принципите на проекта са съобразени със Стратегия „Европа 2020” – за интелигентен и устойчив икономически растеж, основан на знанията, иновациите и конкурентноспособността” – каза още проф. Димитрова. Тя поясни, че съгласно Заповед на Ректора – проф. д-р Величко Адамов, през 2012г. е сформиран екипа разработил проектното предложение. То е депозирано за оценка в Министерството на образованието, младежта и науката (МОМН), и към края на м. Ноември е получена информация за неговото одобрение. Самият договор е връчен от изпълняващия длъжността Министър на образованието - акад. Стефан Воденичаров на официална церемония в края на м. Февруари 2013г.

Конкретните дейности по проекта и очакваните резултати представи по време на пресконференцията доц. д-р Божидар Божинов – координатор „Оперативно управление на проекта” и директор на Академичен компютърен център. Коментирайки същността на проекта, свързан с изграждането на интегрирана система за управление, доц. Божинов припомни, че в Стопанска академия от много  години се работи в тази насока. Към момента има изградени няколко независими системи, свързани с качеството на управление като „Система за качество на обучението”, сертифицирана от външен независим одитор по стандарта ISSO 9001 и „Система за финансово управление и контрол”, свързана с управление на финансите. „Настоящият проект цели разширяване обхвата на съществуващите системи и тяхната цялостна интеграция в една единна система” – каза доц. Божинов. По думите му, това ще спомогне на мениджърите на Стопанска академия да взимат решения, базирани на повече информация, които да повишат и качеството на тяхното управление. „Наред с това ние ще отговорим на изискванията да интегрираме нашите информационни системи със системите на МОМН, с оглед нормативни изисквания, които са наложени към висшето училище” – подчерта доц. Божинов. Той поясни, че при реализирането на проекта ще бъде изграден и Алумни сайт, с което ще се повиши качеството на студентската удовлетвореност. Целта е  да се поддържа връзка с бивши възпитаници на Свищовската Алма матер и така да се засили връзката между наука, практика и реализация.

Настоящият документ е изготвен с финансовата помощ на Европейския социален фонд. Стопанска академия "Димитър Апостолов Ценов" носи цялата отговорност за съдържанието на настоящия документ, и при никакви обстоятелства не може да се приеме като официална позиция на Европейския съюз или МОМН

Проф.д-р Теодора Димитрова - ръководител на проекта






Проф.д-р Божидар Божинов - координатор "Оперативно управление на проекта"






Ас. Евелина Парашкевова - координатор "Административно управление на проекта"






Пресконференция за официално оповестяване на резултатите от реализацията на проекта

Стопанска академия „Димитър А. Ценов” приключи реализацията на проект за изграждане на интегрирана система за управление, финансиран от Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси“ 2007-2013 г. Това информираха по време на нарочна пресконференция за официално оповестяване на резултатите членове на проектния екип, ръководен от проф. д-р Теодора Димитрова – зам.-ректор на Стопанска академия.

Проектът, с наименование „Изграждане на интегрирана система за управление на СА „Д. А. Ценов” - Свищов” е по Договор за безвъзмездна финансова помощ № BG051PO001-3.1.08 – 0015. Осъществен е с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси”, схема BG051PO001-3.1.08 „Усъвършенстване на системите за управление във висшите училища”, съфинансирана от Европейския социален фонд на Европейския съюз. Общият размер на безвъзмездната финансова помощ е 489 326,36 лв., която покрива 100% от проектния бюджет. Проектните дейности са изпълнени в периода 28.01.2013 г. -  28.12.2014 г.

Основната цел на проекта бе повишаване качеството на образователния и научен продукт в Свищовското висше училище чрез усъвършенстване на основните, управленските и поддържащите процеси в институцията.

„Стопанска академия е доказан лидер в областта на изграждането на ефективни системи за управление. С настоящия проект ние усъвършенстваме целия процес на управление чрез предоставяне на академичното ръководство на ефективен инструмент за взимане на информационно базирани управленски решения” – каза по време на пресконференцията проф. д-р Божидар Божинов – координатор „Оперативно управление на проекта” и директор на Академичен компютърен център. По думите му, изградената интегрирана система от своя страна повишава и ефективността на самите решения, а това влияе положително на качеството на учебния процес.   

Пред присъстващите представители на медиите бяха представени конкретните дейности по проекта и постигнатите резултати. Освен, че е изграден модел за интегрирана система за управление на Стопанска академия, са разработени и интегрирани критерии и индикатори за оценка на ефективността на свързаните основни, управленски и поддържащи процеси във висшето училище. Разработени са и са внедрени стандарти за управление на информацията, свързана с основните, управленските и поддържащите процеси. Разширена е автоматизираната информационна система чрез усъвършенстване на съществуващите и добавяне на нови модули, подкрепящи информационното обслужване на процесите в Академията. По проекта е изградена  информационна система за връзка с бивши възпитаници на Стопанска академия (тип алумни), чрез която на завършилите се предоставят възможности за електронно общуване в специализирани клубове и лична комуникация с други алумни на Академията. Възможно е публикуване и споделяне на информация, записване за участие в събития, участие в анкетни проучвания, коментиране и други функционалности по примера на световно развитите социални мрежи. Алумни Системата е достъпна на адрес: http://alumni.uni-svishtov.bg.

Проф. д-р Божидар Божинов подчерта,че проектните цели са изпълнени, както и всички проектни индикатори, което е доказателство за добрия капацитет на СА „Д. А. Ценов” в подготовката и управлението на проекти.

Връзката на реализирания проект с качеството на обучение коментира на пресконференцията проф. д-р Георги Герганов – координатор „Правна съвместимост, обществени поръчки и съответствие със законодателството на ЕС” и финансов мениджър на Стопанска академия. Той поясни, че когато има разписани правила, които оптимизират управлението и съкращават формализма, тогава се улеснява комуникирането между управляващите органи и студентите, а липсата на яснота в процедурите би затруднила самите обучавани. „Създадената интегрирана система може да бъде актуализирана при необходимост в бъдеще, а освен това опита на Стопанска академия може да бъде ползван и от други висши училища” – каза още проф. Герганов.


Изградената по проекта интегрирана система обединява всички използвани до момента във висшите училища управленски системи, поясни проф. д-р Георги Иванов – координатор „Проектиране, разработване и внедряване на системи за управление“ на проекта. „Ние интегрирахме всичките тези системи, премахнахме дублирането и вече всички процеси се управляват в една единна рамка, което е изключително улеснение както за административния състав и преподавателите, така и за студентите” – каза проф. Иванов. Той подчерта, че изграждането на тази интегрирана система позволява намаляване до голяма степен на документооборота и опростяване на административните процедури. По думите му, като трайна устойчивост на проекта е предвидено постигане на т.н. „зелена академия” – намаляване на хартиените носители, свързани с управлението и преминаване почти изцяло на електронен документооборот, което е бъдещето за всяка една организация.   

В заключение проф. д-р Георги Герганов подчерта, че успешното реализиране на един проект зависи до голяма степен от взаимоотношенията в екипа. По думите му, реализираните дейности от ръководения от проф. Димитрова проектен екип са резултат както от добрите взаимоотношения, така и от компетенциите на служителите и сертифицирани в съответната област преподаватели, участвали в екипа на проекта. 

Работа по проекта в рамките на месец декември 2014 г.

В рамките дейност 1 "Организация и управление на проекта“ през месец декември 2014 г. са проведени 3 работни срещи на управленския екип, на които финално са разгледани административно-управленски въпроси, свързани с отчитането и устойчивостта на проектните резултати.
По дейност 7 „Визуализация и публичност“ се изпълняват планираните дейности за осигуряване на информация и публичност за проектните дейности на заинтересованите страни. През месец декември е подготвена и публикувана информация за проекта в електронната страница на СА „Д. А. Ценов“. Подготвени са и 2 информационни карета, публикувани в национални ежедневници – в-к„Труд“ и в-к „24часа“. Организирана е и е проведена заключителна пресконференция по проекта. Пред журналистите, присъствали на пресконференцията, управленският екип на проекта представи постигнатите резултати, сподели добри практики и вижданията си по отношение на възможностите за бъдещо надграждане на системата за управление на СА „Д. А. Ценов“. Подробен материал от пресконференцията е публикуван в секция новини на официалната интернет страница на Стопанска академия.
Дейност 8 „Одит“. Съгласно правилата на ЕС за БФП и на националните изисквания проектът подлежи на задължителен независим финансов одит от дипломиран експерт-счетоводител. В тази връзка в рамките на месец декември се осъществи пълен преглед на проектната документация и разходнооправдателните документи с цел да се устави целесъобразността и допустимостта на плащанията по проекта. Дейността приключи с изготвянето на доклад от одитора. Проектът приключи на 28 декември 2014 г., като може да се отбележи, че планираните резултати и свързаните с тях индикатори са постигнати изцяло.

Работа по проекта в рамките на месец ноември 2014 г.

В рамките дейност 1 "Организация и управление на проекта" през месец ноември 2014 г. са проведени 3 работни срещи на управленския екип, на които са обсъждани административно-управленски въпроси, свързани с проектните дейности и резултати и с предстоящия одит на проекта от дипломиран експерт-счетоводител.

През месец ноември 2014 г. по дейност 5 "Разширяване на автоматизираната информационна система чрез усъвършенстване на съществуващите и добавяне на нови модули, подкрепящи информационното обслужване на процесите в СА "Д. А. Ценов" завърши пускането на всички модули в реална експлоатация (Задача № 5 "Въвеждане управленска информационно-справочна система в реална експлоатация"). Приключи и изпълнението на Задача № 6 "Изготвяне на документация и Наръчник за работа (юзер гайд) с управленската информационно-справочна система". По този начин е изпълнен на 100% индикатор "Наръчник за работа с управленската информационно-справочна система (юзер гайд)". Проведено е обучение на потребители на разработените модули. В обучението участваха: преподаватели, инспектори катедри, инспектори във факултетски канцеларии и служител на отдел "Докторантура и академично развитие".

По дейност 7 "Визуализация и публичност" се изпълняват планираните дейности за осигуряване на информация и публичност за проектните дейности на заинтересованите страни. През месец ноември е подготвена и публикувана информация за напредъка по проекта в електронната страница на СА "Д. А. Ценов". Информация за напредъка по проекта е публикувана на страниците на националните ежедневници – в-к "Труд" и в-к "24часа". Предстои публично оповестяване на резултатите по проекта на специално организирана за целта пресконференция.

Работа по проекта в рамките на месец октомври 2014 г.

В рамките дейност 1 "Организация и управление на проекта“ през месец октомври 2014 г. са проведени 4 работни срещи на управленския екип, на които са обсъждани административно-управленски въпроси, свързани с реализацията, отчитането и устойчивостта на проектните резултати.

През месец октомври 2014 г. по дейност 5 „Разширяване на автоматизираната информационна система чрез усъвършенстване на съществуващите и добавяне на нови модули, подкрепящи информационното обслужване на процесите в СА „Д. А. Ценов” екипът за разработка (Задача 3) завърши работа по модулите „Измерване на студентска удовлетвореност пред ОКС „Бакалавър“, „Учебна дейност на преподавателите“, „Докторантско досие“ и „Декларация за контактна информация“. С това приключват дейностите по проектиране. Поетапно се започва пускането  на модулите в реална експлоатация. Паралелно се разработва и документацията за потребителите (Задача 6 Изготвяне на документация и Наръчник за работа (юзер гайд) с управленската информационно-справочна система). В края на месец октомври изпълнението на задача 6 е 50%.

По дейност 6 „Изграждане на информационна система за връзка с бивши възпитаници на СА „Д. А. Ценов” (тип алумни)” в рамките на месец октомври 2014 г. се работи по две взаимно свързани дейности. Първата е свързана с провеждане на анкетно проучване с анкетна карта на тема „Удовлетвореност от Алумни-мрежата на СА „Д. А. Ценов“. Основните цели на проучването са да се установи каква е нагласата на студентите на Академията към възможността да поддържат връзка помежду си и експериментирайки с изградената система да предоставят препоръки за нейното бъдещо развитие и устойчивост. Проведе се анкетиране пред нарочната целева група планирана в рамките на проектните изисквания и свободно, чрез разпространение на информация за нея в социалните мрежи, електронните пощенски кутии на алумни регистрирани от Асоциацията на СА и чрез други информационни канали. Получените резултати намират израз в анализа на анкетата (втората основна дейност през периода), който е съставна част от документацията по Дейност 6.

Дейност 6 завърши в края на месец октомври 2014 г. като постигна проектните цели, съотносими към дейността, както и планираните индикатори. В рамките на месеца са проведени и мероприятия по цялостен преглед на документацията по Дейност 6 и окомплектоване на документацията.

По дейност 7 „Визуализация и публичност“ се изпълняват планираните дейности за осигуряване на информация и публичност за проектните дейности на заинтересованите страни. През месец октомври е подготвена и публикувана информация за напредъка по проекта в електронната страница на СА „Д. А. Ценов“. Подготвени са и 2 информационни карета, публикувани в национални ежедневници – в-к„Труд“ и в-к „24часа“. Подготвена е брошура и рекламни материали.

Работа по проекта в рамките на месец септември 2014 г.

В рамките на дейност № 1 "Организация и управление на проекта“ през месец септември 2014 г. са проведени 3 работни срещи на управленския екип. Проектът бе обект и на текущ мониторинг от експерти от Министерството на образованието и науката, Главна дирекция "Структурни фондове и международни образователни програми", които установиха на място реалния напредък по индикатори и степента на достигане на целите.

През месец септември 2014 г. по дейност 5 „Разширяване на автоматизираната информационна система чрез усъвършенстване на съществуващите и добавяне на нови модули, подкрепящи информационното обслужване на процесите в СА „Д. А. Ценов” продължава работа по изпълнение на задача 2 "Изготвяне на проект за управленска информационно-справочна система, вкл. типове справки и доклади" и Задача 3 "Програмиране на управленска информационно-справочна система".

Два екипа работят паралелно при изпълнение на задачите. Екипът за проектиране (Задача 2) завърши работа по техническото задание за модул "Докторантско досие" и модул "Декларация за контактна информация".
Екипът за разработка (Задача 3) работи по модул "Измерване на студентска удовлетвореност пред ОКС Бакалавър", модул "Учебна дейност на преподавателите", модул "Докторантско досие" и "Декларация за контактна информация". Завършен е модул "Интегриран модул за автоматизирана конфигурация на DHCP сървър".
През месеца завърши и тестването на модул "Измерване на студентска удовлетвореност пред ОКС Бакалавър" и стартира подготовката на ръководството за потребителите на отделните модули.

По дейност 6 „Изграждане на информационна система за връзка с бивши възпитаници на СА „Д. А. Ценов” (тип алумни)” в рамките на месец септември 2014 г. е работено по проектиране и провеждане на анкетно проучване чрез анкетна карта на тема „Удовлетвореност от Алумни-мрежата на СА „Д. А. Ценов“. Основните цели на проучването са да се установи каква е нагласата на студентите на СА „Д. А. Ценов” към възможността да поддържат връзка помежду си след завършването си или да възстановят загубена във времето такава чрез вече изградената информационна мрежа по подобие на развитите световни социални портали тип „Алумни“, а също така и да се направи оценка между очакванията на потребителите и реално реализираните функционалности в системата.
След работното проектиране са осъществени дейности по подготовка и програмиране на анкетата, подходящи за автоматизирано електронно публикуване и провеждане, активация, експериментално тестване и масово разпространение в електронен формат.

Попълването на анкетата се извършва на основание електронни механизми (радио-бутони, отметки, диалогови кутии за избор, текстови полета, отварящи се (падащи) списъци, зони за избор, матрици за избор и др.) в зависимост от типа на въпроса. Подготви се и се проведе организирано анкетиране сред част от целевата група на проекта. Анкетата се популяризира чрез разпространение на информация в социалните мрежи, електронните пощенски кутии на алумни регистрирани от Асоциацията на Стопанска академия и чрез други информационни канали. В рамките на месеца по дейност 6 е включено участие на целевата група – общо 1491, от които 1041 жени.

По дейност 7 „Визуализация и публичност“ се изпълняват планираните дейности за осигуряване на информация и публичност за проектните дейности на заинтересованите страни. През месец септември е подготвена и публикувана информация за напредъка по проекта в електронната страница на СА „Д. А. Ценов“. Подготвени са и 2 информационни карета, публикувани в национални ежедневници.

Работа по проекта в рамките на месец август 2014 г.

В рамките на месец август 2014 г. по дейност № 1 "Организация и управление на проекта" са проведени 3 работни срещи на управленския екип, като част от тях са съвместно с ръководителите на дейности. На срещите са обсъждани административно-организационни въпроси, както и такива, свързани с напредъка по проектни индикатори и техническо отчитане на извършената работа, възможностите за подобрения в изпълнението и други.

През месец август 2014 г. по дейност 5 „Разширяване на автоматизираната информационна система чрез усъвършенстване на съществуващите и добавяне на нови модули, подкрепящи информационното обслужване на процесите в СА „Д. А. Ценов” на база приетия коригиран списък от модули за разработка, продължава работа по изпълнение на Задача 2 "Изготвяне на проект за управленска информационно-справочна система, вкл. типове справки и доклади" и Задача 3 "Програмиране на управленска информационно-справочна система".
Два екипа работят паралелно при изпълнение на задачите. Екипът за проектиране (Задача 2) продължава работата по  техническото задание за  модул "Докторантско досие". Готово е техническото задание "Интегриран модул за автоматизирана конфигурация на DHCP сървър". Това се явява напредък от 20% (75% от целия обем работа) от изпълнението на индикатор "Проект за управленска информационно-справочна система, вкл. техническо задание".
Екипът за разработка (Задача 3) работи по модул "Измерване на студентска удовлетвореност пред ОКС Бакалавър" и модул " Учебна дейност на преподавателите". Това се явява напредък от 20% (65% от целия обем работа) по индикатора "Обхванати управленски модули". През месеца започна тестването на модул "Измерване на студентска удовлетвореност пред ОКС Бакалавър".

В процеса по тестване на модула са включени студентите от първи, втори и трети курс, които при влизането си в системата за записване за следващия семестър тестват възможностите за анкетиране. Общият брой на включените от целевата група студенти в този процес е 5913, от които 3427 са жени. Тестването ще продължи и през месец септември.

Работата по дейност 6 „Изграждане на информационна система за връзка с бивши възпитаници на СА „Д. А. Ценов” (тип алумни)” в рамките на месец август 2014 г. е посветена на характеризиране и представяне във вид, удобен за използване от крайните потребители на Алумни-системата на основната оперативна функционалност, вкл. с подробно описание на специфични процеси и наблюдаеми нотификации от съвместното комуникиране на крайните потребители в общите и частните канали за споделяне на информация. Горното е в изпълнение на Задача 5. Въвеждане на информационната система тип „Алумни“ в реална експлоатация, завършваща с индикативния аналитичен документ Аналитичен доклад № 10/29.08.2014 г. "Наръчник за работа с информационна система тип „Алумни“ (юзер гайд)".
Основен дял от описателните дейности е посветен на различните видове потребители на системата, техните права и възможности за реализиране на една или друга активност и свързаните с това подробни дейности, посветени на управление на собствения им профил - параметризиране, участие в алумни клубове, управление на собствените си публикации, наблюдение, заявка, одобрение и др. действия, свързани с процесите на лична (непублична) комуникация с избрани алумни. Описани са различните информационни нотификации, показващи настъпването на съответни събития и начините за тяхното управление и проследяване.

Подробно са разписани смисълът, създаването и участието в алумни клубове. Тази възможност е от съществено значение за колективната комуникация между членовете, организирани чрез конкретната клубна принадлежност. На потребителите на системата е предоставена възможността за подаване на заявка за участие, проследяване на нейното одобрение и възможност за напускане на клубната принадлежност. Тук подробно са изяснени идеологията за търсене на съдържание и членове от алумни обществото, както и проследяване на информацията за завършилите (след 1997 г.) колеги на регистранта в зависимост от коректността на посочената година на завършване в основната му профилна информация.

Най-голямо внимание е отделено на възможностите за изграждане на различни по вид и предназначение публикации, а именно: мнение (кратко съобщение); въпрос, предполагащ свързани с него отговори; статия (голям информационен документ) и анкетно запитване. Описани са бързите начини на публикуване на прости текстови съобщения и начините за използване на графичен редактор и имплементиране на мултимедийна информация, линкове и др. конструкции в местата за публикуване на подробна текстова информация. Описани са оперативните нюанси в действията по отговаряне на въпрос и избор на отговор при анкетно проучване. За всяка от формите на публикуване са описани дейностите по проследяване и управление на личната публикация, вкл. нейното затваряне, или изтриване при необходимост и др. Специално са разгледани операциите по съвместното участие в една публикация, а именно: коментирането й, нейното харесване или отказ от харесване, нейното следване или преустановяването на следването й, както и нейното споделяне през други информационни средства за предаване на информация и споделяне през световни социални мрежи и публични директории.

Важна съставна част от функционалностите на алумни системата са описаните възможности за проследяване на публикувани от модераторите събития, заявката за участие в тях, проследяването на нотификационни елементи, свързани с настъпването на определени крайни дати и съпътстващи провеждането на събитието информации, коригирането, коментирането, следването, записването и отписването от участие и др.

По дейност 7 „Визуализация и публичност“ се изпълняват традиционните дейности за осигуряване на информация и публичност за проектните дейности на заинтересованите страни чрез различни канали за комуникация. През месеца е подготвена и публикувана информация за напредъка по проекта в електронната страница на Стопанска академия и в информационния бюлетин на ИНИ. Предстои публикуване на информационни карета за националните ежедневници „Труд” и „24 часа”.

Работа по проекта в рамките на месец юли 2014 г.

В рамките на месец юли 2014 г. по дейност № 1 "Организация и управление на проекта" са проведени 4 работни срещи на управленския екип, като 2 от тях са съвместно с ръководителите на дейности. На срещите са обсъждани административно-организационни въпроси, както и такива, свързани с напредъка по проектни индикатори и техническо отчитане на извършената работа.

Експертната група по дейност 4 „Разработване и внедряване на стандарти за управление на информацията“, свързана с основните, управленските и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов” през същия месец работи по Задачи 1, 3 и 5. Акцентът през финалния за дейността месец е към цялостното и систематично изследване, анализ и оценка на информационните потоци и документите (заключителна част) и заключителният преглед на условията и базата за разработването и внедряването на стандарти за управление на информацията в основните, управляващите и поддържащите процеси в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов. Проектът за цялостно и систематично изследване, анализ и оценка на информационните потоци и документите в основните, управленските и поддържащите процеси в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов е наложителна и целесъобразна процедура, която цели да постигне един общ поглед върху извършената работа и постигнатите резултати (индикатори). По този начин ще може по-успешно и по-резултатно да се премине към заключителните процедури относно изследването, анализа и оценката на хармонизирането и стандартизирането на управлението на информацията, свързана с основните, управляващите и поддържащите процеси в Академията.

Цялостното и систематично изследване, анализ и оценка на информационните потоци и документите (заключителна част) и заключителен преглед на условията и базата за разработването и внедряването на стандарти на информационните потоци и документите в основните, управляващите и поддържащите процеси в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов позволи на експертите в края на своята дейност, да разгърнат своите усилия и компетенции по отношение на критичен преглед на информационните потоци и документите в основните, управляващите и поддържащите процеси във висшето училище. Това е сериозна база за предлагане, обсъждане и приемане на производителни, рационални и качествени предложения за подобряване и усъвършенстване на информационните потоци и документите от всички гледни точки – организационни, технологични, съдържателни, структурни, формални и т. н.

Усилията на експертите бяха насочени и към първия етап от проектирането и изграждането на т. нар. електронен регистър на информационните потоци и документите в Академията. Този първи етап обхваща формирането на електронния регистър в средата на електронна таблица. Това позволява по-лека и удобна форма за изследване, анализ и оценка от страна на експертите, а от друга страна позволява автоматизация на процедурите при неговото организиране под формата на база от данни.

Всички тези усилия са насочени към постигането на своеобразна стандартизация в областта на информационните потоци и документите в основните, управляващите и поддържащите процеси в Академията, което ще се отрази благоприятно върху Интегрираната система за управление на висшето училище.

Като резултат от изпълнението на Дейност 4 през месец юли 2014 г. е разработен Доклад-оценка за цялостно и систематично изследване, анализ и оценка на информационните потоци и документите (заключителна част) и заключителен преглед на условията и базата за разработването и внедряването на стандарти за управление на информацията в основните, управляващите и поддържащите процеси в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов, който се заключава в: 1. Цялостно и  систематично изследване, анализ и оценка (заключителна част) на документите, описващи основните, управленските и поддържащите процеси в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов; 2. Завършващ преглед на условията и базата за разработването и внедряването на стандарти за управление на информацията, свързана с основните, управленските и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов. 

През месец юли 2014 г. по дейност 5 „Разширяване на автоматизираната информационна система чрез усъвършенстване на съществуващите и добавяне на нови модули, подкрепящи информационното обслужване на процесите в СА „Д. А. Ценов” на базата приетия коригиран списък от модули за разработка, продължава работа по изпълнение на Задача 2 "Изготвяне на проект за управленска информационно-справочна система, вкл. типове справки и доклади“ и Задача 3 "Програмиране на управленска информационно-справочна система".

Двата екипа, ангажирани с изпълнението на дейността работят паралелно при изпълнение на задачите. Екипът за проектиране (Задача 2) продължава работата по техническото задание за модул „Докторантско досие“. Разработено е техническо задание "Учебна дейност на преподавателите". Това се явява напредък от 10% от изпълнението на индикатор „Проект за управленска информационно-справочна система, вкл. техническо задание“. Екипът за разработка (Задача 3) работи по модул "Измерване на студентска удовлетвореност пред ОКС Бакалавър". Напредъкът тук е 10% от индикатор „Обхванати управленски модули“. През месец юли няма работа с целевата група по тази дейност.

По дейност 6 „Изграждане на информационна система за връзка с бивши възпитаници на СА „Д. А. Ценов” (тип алумни)” в рамките на месец юли 2014 г. е преминат третият етап на изследванията и тестовете за производителност и сигурност, като са използвани напреднали техники за оптимизация и е наблюдаван техния ефект върху производителността на алумни системата на СА. Тестван е процес с изграждане на обратна система за проксиране, инсталирана е системна библиотека от функции за оптимизация на езиковото алгоритмично средство, тествана е идеология за постъпково уголемяване на InnoDB буферите на MySQL сървъра. Извършени са тествания на отпадането и възстановяването на свързани със системата външни подсистеми, бази данни и услуги. Характеризиран е визуалния интерфейсен лабиринт и е описана карта на основната функционалност на сайта. Извършени са бета-тестове с реални потребители. В рамките на месеца по дейност 6 е включено участие на целевата група – общо 2045, от които 1209 жени.

По дейност 7 „Визуализация и публичност“ се изпълняват традиционните дейности за осигуряване на информация и публичност за проектните дейности на заинтересованите страни чрез различни канали за комуникация. През месеца е подготвена и публикувана информация за напредъка по проекта в електронната страница на Стопанска академия и в информационния бюлетин на ИНИ. Предстои издаване на брошура с информация за проекта и подготовка на информационни карета за национални ежедневници.

Работа по проекта в рамките на месец юни 2014 г.

В рамките на месец юни 2014 г. по дейност № 1 "Организация и управление на проекта" са проведени 4 работни срещи на управленския екип, като 2 от тях са съвместно с ръководителите на дейности. На срещите са обсъждани административно-технологични въпроси, свързани с организационното управление и координация на проектните дейности.
Експертната група по дейност 4 „Разработване и внедряване на стандарти за управление на информацията, свързана с основните, управленските и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов” през същия месец работи по Задачи 1, 3 и 5. Цялостното и систематично изследване, анализ и оценка на информационните потоци и документите (завършваща част) и заключителният преглед на разработването и внедряването на стандарти за управление на информацията в основните, управляващите и поддържащите процес в СА „Д. А. Ценов“ - Свищов е целесъобразна и наложителна заключителна процедура, за да могат да се огледат всички изследвани процеси в дейността на Академията и свързаните с тях информационни потоци и документи.
Методологията на работа на изследователите в експертната група в процеса на цялостното и систематично оглеждане на информационните потоци и документите в основните, управляващите и поддържащите процеси в Академията преследва и по-пълното и рационално обхващане на информационните потоци и документите в изграждания т. нар. електронен регистър, чийто първи етап е реализиран в средата на електронна таблица. На следващ етап обхванатата информация по автоматизиран път ще може да бъде вкарана в проектирана и изградена база от данни. Всичко това ще позволи по един производителен и рационален начин в бъдеще да се провеждат успешни мероприятия, свързани с управлението на информационните потоци и документите в Интегрираната система за управление на Академията.
Експертите в работната група по Дейност № 4 на Проекта, насочиха основното си внимание през м. юни 2014 г., главно към разработване и подобряване на методичните измерения и осъществяването на цялостно и систематично изследване, анализ и оценка (завършваща част) и заключителен преглед на разработването и внедряването на стандарти на информационните потоци и документите в основните, управляващите и поддържащите процес в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов.
Цялостното и систематично изследване, анализ и оценка на информационните потоци и документите (завършваща част) и заключителен преглед на разработването и внедряването на стандарти на информационните потоци и документите в основните, управляващите и поддържащите процес в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов позволи на експертите в края на своята дейност, да разгърнат своите усилия и компетенции по отношение на критичен преглед на информационните потоци и документите в основните, управляващите и поддържащите процеси във висшето училище. Това е сериозна база за предлагане, обсъждане и приемане на производителни, рационални и качествени предложения за подобряване и усъвършенстване на информационните потоци и документите от всички гледни точки – организационни, технологични, съдържателни, структурни, формални и т. н.
Усилията на експертите са насочени и към първия етап от проектирането и изграждането на т. нар. електронен регистър на информационните потоци и документите в Академията. Този първи етап обхваща формирането на електронния регистър в средата на електронна таблица. Това позволява по-лека и удобна форма за изследване, анализ и оценка от страна на експертите, а от друга страна позволява автоматизация на процедурите при неговото организиране под формата на база от данни. Всички тези усилия са насочени към постигането на своеобразна стандартизация в областта на информационните потоци и документите в основните, управляващите и поддържащите процеси в Академията, което ще се отрази благоприятно върху Интегрираната система за управление на висшето училище.
През месец юни 2014 г. по дейност 5 „Разширяване на автоматизираната информационна система чрез усъвършенстване на съществуващите и добавяне на нови модули, подкрепящи информационното обслужване на процесите в СА „Д. А. Ценов” на базата приетия коригиран списък от модули за разработка, продължава работа по изпълнение на Задача 2 "Изготвяне на проект за управленска информационно-справочна система, вкл. типове справки и доклади“ и Задача 3 "Програмиране на управленска информационно-справочна система". Два екипа работят паралелно при изпълнение на задачите. Екипът за проектиране (Задача 2) продължава работата по техническо задание за модул „Докторантско досие“. Готово е техническото задание "Измерване на студентска удовлетвореност пред ОКС Бакалавър". Това се явява напредък от 9% (45% от целия обем работа) от изпълнението на индикатор „Проект за управленска информационно-справочна система, вкл. техническо задание“. Екипът за разработка (Задача 3) отчете готов модул „Участие в проекти на преподавателите от СА“ . Започната е работа по модул "Измерване на студентска удовлетвореност пред ОКС Бакалавър". Това се явява напредък от 10% (35% от целия обем работа) по индикатора „Обхванати управленски модули“.
По дейност 6 „Изграждане на информационна система за връзка с бивши възпитаници на СА „Д. А. Ценов” (тип алумни)” в рамките на месец юни 2014 г. са проведени тестове за производителност на Алумни информационната система на СА "Д. А. Ценов" - Свищов и показаните в някои от тях тенденции за ниска производителност са наложили извършване на оптимизация на инсталирания софтуер на системата в няколко направления: оптимизация на уеб-сървъра; оптимизация изпълнението на php-страниците; оптимизация на сървъра за управление на бази данни. Предвидените няколко нива на системна и потребителска сигурност са изградени и тествани за съвместимост и функционалност. Изследвани са и процесите по архивиране и възстановяване на цялата система или частично структурно възстановяване на модули, бази данни, управляващи и параметризиращи скриптове и др.
По дейност 7 „Визуализация и публичност“ се изпълняват традиционните дейности за осигуряване на информация и публичност за проектните дейности на заинтересованите страни чрез различни канали за комуникация. През месеца е подготвено и публикувано информационно каре за проекта в национален ежедневник.

Работа по проекта в рамките на месец май 2014 г.

В рамките на месец май 2014 г. по дейност № 1 "Организация и управление на проекта" са проведени 4 работни срещи на управленския екип съвместно с ръководителите на дейности. На срещите са обсъждани административно-технологични въпроси, свързани с организационното управление и координация на проектните дейности.
Експертната група по дейност 4 „Разработване и внедряване на стандарти за управление на информацията, свързана с основните, управленските и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов” през същия месец насочи основното си внимание към организация, систематизиране и завършващ преглед на изследваните информационни потоци и документи в основните, управленските и поддържащите процеси в Академията и цялостно, систематично и завършващо изследване, анализ и оценка на информационните потоци и документите в основните, управляващите и поддържащите процеси във висшето училище. Методологията на работа на изследователите в експертната група в процеса на цялостното и систематично оглеждане на информационните потоци и документите в основните, управляващите и поддържащите процеси в Академията преследва и по-пълното и рационално обхващане на информационните потоци и документите в изграждания т. нар. електронен регистър, чийто първи етап е реализиран в средата на електронна таблица. На следващ етап обхванатата информация по автоматизиран път ще може да бъде вкарана в проектирана и изградена база от данни. Всичко това ще позволи по един производителен и рационален начин в бъдеще да се провеждат успешни мероприятия, свързани с управлението на информационните потоци и документите в Интегрираната система за управление на Академията. Участието на целевата група в дейността е свързано с изпълнението на Задача 1. „Анализ на информационните потоци, свързани с процесите в интегрираната система за управление и документите, описващи процесите“ и Задача 3. „Оценка на начина на обработване на документите и базите данни, свързани с управление и функциониране на процесите“, в рамките на които при проучване на документите се провеждат интервюта и събеседвания с цел установяване степента на адекватност на документите, а също така се обсъждат и промени в структурата и начините за обработка на документите.
През месец май 2014 г. по дейност 5 „Разширяване на автоматизираната информационна система чрез усъвършенстване на съществуващите и добавяне на нови модули, подкрепящи информационното обслужване на процесите в СА „Д. А. Ценов” въз основа на проведен Съвет по Качеството беше променен списъка с модули за разработка. Възниква необходимост от разработка на модул "Декларация за контактна информация". Модулът е необходим за функционирането на модул "Измерване на студентска удовлетвореност пред ОКС Бакалавър". През месеца продължава работа по изпълнение на Задача 2 "Изготвяне на проект за управленска информационно-справочна система, вкл. типове справки и доклади“ и Задача 3 "Програмиране на управленска информационно-справочна система". Два екипа работят паралелно при изпълнение на задачите. Екипът за проектиране (Задача 2) проучва и разработва второто техническо задание за модул „Докторантско досие“. Започва се работа и по проектирането на модул "Измерване на студентска удовлетвореност пред ОКС Бакалавър". Това се явява 36% от изпълнението на индикатор „Проект за управленска информационно-справочна система, вкл. техническо задание“. Екипът за разработка (Задача 3) завършва работата по програмиране на модул „Участие в проекти на преподавателите от СА“. Представен е втори вариант на "Ръководство за програмиста" за модула. Това се явява 25% от индикатора „Обхванати управленски модули“.
По дейност 6 „Изграждане на информационна система за връзка с бивши възпитаници на СА „Д. А. Ценов” (тип алумни)” в рамките на месец май 2014 г. е работено по изпълнение на Задача 4. „Тестване и усъвършенстване на функционалността на разработената система тип „Алумни“, чрез която ще бъде постигнат индикатор: "Разписана документация на информационна система тип „Алумни“. Извършено е тестване с експериментални данни и изследване на капацитета за обработка на заявки под въздействието на симулирано натоварване. През месец май се работи и за въвеждане на експериментални данни и тестване върху тях на капацитета на системата за обработка на потребителски заявки под въздействието на симулирано натоварване с цел изследване на трафика, параметризиране на опции за кеширане, отчитане на време за закъсненията при големи едновременни заявки към един и същ ресурс, вкл. канцелиране, блокиране, изгубване на данни и свързаните с тях процедури за архивиране и възстановяване на системата.
По дейност 7 „Визуализация и публичност“ се изпълняват традиционните дейности за осигуряване на информация и публичност за проектните дейности на заинтересованите страни чрез различни канали за комуникация.

Работа по проекта в рамките на месец април 2014 г.

В рамките на месец април 2014 г. по дейност № 1 "Организация и управление на проекта" са проведени традиционните 3 работни срещи, на които са решавани оперативни въпроси, свързани с организационното управление и координация на проектните дейности, наблюдение на напредъка по отделните дейности и административни въпроси, свързани с изпълнението на текущите проектни дейности.

По дейност 3 „Разработване и интегриране на критерии и индикатори за оценка на ефективността и ефикасността на свързаните основни, управленски и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов” през месец април 2014 г. се извърши финалният етап – оценка на ефективността и ефикасността на процесите в интегрираната система за управление. За целта е следвана въведената през м. март процедура за мониторинг. Първоначално е набрана първична информация от основните и обслужващите звена в Стопанска академия, данните са проверени за логически и аритметични грешки, и на тази основа са изчислени значенията на индикаторите за ефективност и ефикасност. Извършен е анализ и оценка на индикаторите, като са отразени важността и значимостта на съответните основни, спомагателни и управленски процеси. Резултатите от анализа и оценката са представени във формата на доклад-оценка, структуриран в съответствие с процедурата за мониторинг на приложението на критериите и индикаторите за оценка на процесите в СА.

Експертната група по дейност 4 „Разработване и внедряване на стандарти за управление на информацията“, свързана с основните, управленските и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов” през същия месец насочи основното си внимание към разработване и уточняване на методичните измерения и осъществяването на изследването, анализа и оценката на карта за информационните потоци в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов, разписани вътрешни стандарти за управление на информацията, свързана с основните, управленските и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов - второ приближение - чрез проучване и описание на документите по основни процеси: административно обслужване на учебната дейност; дипломиране; управление на академичния състав; деловодно обслужване; научна периодика, мобилност на обучаеми и академичен състав; управление на научно-изследователски проекти и атестиране на академичен състав; управление на качеството и управление на риска. Това се осъществи в две направления: 1. Разработване и уточняване на методичните измерения относно изследването, анализа и оценката на създаване на карта за информационните потоци, свързани с основните, управленските и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов - второ приближение - чрез проучване и описание на документите по основни процеси – административно обслужване на учебната дейност; дипломиране; управление на академичния състав; деловодно обслужване; научна периодика; мобилност на обучаеми и академичен състав; управление на научно-изследователски проекти и атестиране на академичен състав; управление на качеството и управление на риска; 2. Разработване и внедряване на стандарти за управление на информацията, свързана с основните, управленските и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов - второ приближение - чрез проучване и описание на документите по основни процеси -административно обслужване на учебната дейност; дипломиране; управление на академичния състав; деловодно обслужване; научна периодика; мобилност на обучаеми и академичен състав; управление на научно-изследователски проекти и атестиране на академичен състав; управление на качеството и управление на риска.

През месец април 2014 г. по дейност 5 „Разширяване на автоматизираната информационна система чрез усъвършенстване на съществуващите и добавяне на нови модули, подкрепящи информационното обслужване на процесите в СА „Д. А. Ценов” се работи според утвърдения график, като продължава работа по изпълнение на Задача 2 "Изготвяне на проект за управленска информационно-справочна система, вкл. типове справки и доклади“ и Задача 3 "Програмиране на управленска информационно-справочна система". Два екипа работят паралелно при изпълнение на задачите. Екипът за проектиране (Задача 2) проучва и разработва второто техническо задание за модул „Докторантско досие“. Това се явява 28% от изпълнението на индикатор „Проект за управленска информационно-справочна система, вкл. техническо задание“. Екипът за разработка (Задача 3) започна работата по програмиране на модул „Участие в проекти на преподавателите от СА“. През месеца са програмирани функциите и базите данни. Представен е първи вариант на "Ръководство за програмиста" за модула. Това се явява 15% от индикатора „Обхванати управленски модули“.

По дейност 6 „Изграждане на информационна система за връзка с бивши възпитаници на СА „Д. А. Ценов” (тип алумни)” в рамките на месец април 2014 г. е извършена конкретизация на проектните идеи по програмиране на търсенето на алумни членове от съществуващата база данни на академичната информационна система. Разработен е диалогът по споделяне на публикацията от алумни-системата в посока към активни профили на участниците в развити социални мрежи и сайтове за споделяне на съдържание.

По дейност 7 „Визуализация и публичност“ се изпълняват традиционните дейности за осигуряване на информация и публичност за проектните дейности на заинтересованите страни чрез различни канали за комуникация.

Работа по проекта в рамките на месец март 2014 г.

В рамките на месец март 2014 г. екипът за управление на проекта традиционно заседава три пъти, като обсъжда напредъка по проекта и постигнатите резултати и индикатори.

В рамките на дейност 3 „Разработване и интегриране на критерии и индикатори за оценка на ефективността и ефикасността на свързаните основни, управленски и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов” през месец март 2014 г. продължава дейността по внедряването на конструираните и апробирани индикатори – на етапа на определяне на инструментариума за тяхното следене в динамичен аспект. За целта са изследвани възможностите на статистическите методи за анализ и контрол – описателен анализ, контролни карти, анализ на развитие, статистическо оценяване и практическото им приложение при анализ на ефективността и ефикасността на процесите в СА. На тази основа са разработени правила за мониторинг, разписани във формата на процедура. Процедурата за мониторинг на приложението на критериите и индикаторите за оценка на процесите е въведена в действие като част от системата за управление в СА.

През м. март 2014 г. експертната група по Дейност 4 „Разработване и внедряване на стандарти за управление на информацията“, свързана с основните, управленските и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов”, съгласно разработения и приет График за изпълнение на задачите по Дейност 4 по проекта, работи по Задача 4. Създаване на карта за информационните потоци в СА „Д. А. Ценов“ - Свищов. Оперативна дейност 4.1. Изследване и определяне на правилата за създаване на карта за информационните потоци в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов – първо приближение - чрез проучване и описание на документите по основни процеси; Оперативна дейност 4.2. Създаване на карта на входните информационни потоци в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов - първо приближение - чрез проучване и описание на документите по основни процеси; Оперативна дейност 4.3. Създаване на карта на вътрешните информационни потоци в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов - първо приближение - чрез проучване и описание на документите по основни процеси; Оперативна дейност 4.4. Създаване на карта на външните (изходящите) информационни потоци в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов - първо приближение - чрез проучване и описание на документите по основни процеси и Задача 5. Разработване и внедряване на стандарти за управление на информацията, свързана с основните, управленските и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов. Оперативна дейност 5.1. Проучване, изследване, анализ и оценка на съществуващи добри практики на стандарти за управление на информацията, свързана с основните, управленските и поддържащите процеси във висшите училища – в България, Европа и по света - първо приближение - чрез проучване и описание на документите по основни процеси; Оперативна дейност 5.2. Разработване на принципна методична схема относно съдържанието и структурата на стандарт за управление на информацията във висше училище - първо приближение - чрез проучване и описание на документите по основни процеси.

Експертите в работната група по Дейност № 4 на проекта, насочиха основното си внимание през м. март 2014 г., главно към разработване и уточняване на методичните измерения и осъществяването на изследването, анализа и оценката на карта за информационните потоци в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов, разписани вътрешни стандарти за управление на информацията, свързана с основните, управленските и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов - първо приближение - чрез проучване и описание на документите по основни процеси: административно обслужване на учебната дейност; дипломиране; управление на академичния състав; деловодно обслужване; научна периодика; мобилност на обучаеми и академичен състав; управление на научно-изследователски проекти и атестиране на академичен състав.

В рамките на дейност 5 „Разширяване на автоматизираната информационна система чрез усъвършенстване на съществуващите и добавяне на нови модули, подкрепящи информационното обслужване на процесите в СА „Д. А. Ценов” през месец март, според утвърдения график, продължава работа по изпълнение на Задача 2 Изготвяне на проект за управленска информационно-справочна система, вкл. типове справки и доклади“ и Задача 3 "Програмиране на управленска информационно-справочна система". Два екипа работят паралелно при изпълнение на задачите. Екипът за проектиране (Задача 2) подготви първото техническо задание за модул „Участие в проекти на преподавателите от СА“. Това се явява 17% от изпълнението на индикатор „Проект за управленска информационно-справочна система, вкл. техническо задание“. Екипът за разработка (Задача 3) започна работата по програмиране. През месец март се уточняват начините за документиране на извършената работа. През месеца е започнато и програмирането на първия проектиран модул. Това се явява 7% от индикатора „Обхванати управленски модули“.

По дейност 6 „Изграждане на информационна система за връзка с бивши възпитаници на СА „Д. А. Ценов” (тип алумни)” в рамките на месец март 2014 г. е работено за конкретизация на проектните идеи по програмиране на функционалността на потребителския интерфейс за регистрирани Алумни и свързаните с това комуникации, изискващи специфична авторизация, права, разрешения за участие в клубни структури, процеси по поставяне на отметки за харесване, следване и др. Разрешаване на основни проблемни дейности по въпроси, касаещи степента на достъп до създадената на основата на взаимна комуникация информация в страниците за анонимно четене. Характеризиране на специфични процеси по параметризиране и самопараметризиране на профила на регистрирания Алумни член, свързани с показатели с информационно или административно значение по отношение информираност, защита, забрана, отказ от комуникация и др. Конкретизират се проектните идеи за възможността от лична (публично невидима) персонална комуникация между регистрираните потребители на основа покана, приемане на поканата и разпращане на взаимно обвързани съобщения без публикуване в емисиите на участниците в клубовете или на собствените им страници. В степен на завършване е  работата по специфичните процеси по функционалността, свързани с управлението на сигурността и спецификите на процеса на регистрация с обвързването на данните от конвенционалната академична информационна система. В ход е проучването и конкретизацията на процесите по технологията за отбелязване на части от информационното съдържание в публикациите на регистрираните членове, намиращо директен израз (представяне) в съществуващите профили на участниците в най-развитите социални мрежи и сайтове за споделяне.

В рамките на Дейност № 7 „Визуализация и публичност на проекта” през м. март 2014 г. е публикувана информация за напредъка по проекта в електронната страница на СА "Д. А. Ценов" Свищов.

Работа по проекта в рамките на месец февруари 2014 г.

В рамките на месец февруари 2014 г. екипът за управление на проекта традиционно заседава три пъти, като обсъжда напредъка по проекта и постигнатите резултати и индикатори.

През февруари в рамките на дейност 3 „Разработване и интегриране на критерии и индикатори за оценка на ефективността и ефикасността на свързаните основни, управленски и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов” продължава анализирането на описаните по дейност 2 процеси в СА „Д. А. Ценов“ и описание на техните ключови характеристики, критични контролни точки и измерители за резултатите. Резултатите от анализа са обобщени в карти за описание на анализиран процес. Установени са показатели за резултати и индикатори за ефективността и ефикасността на следните процеси: Управление на научноизследователска дейност -Научна периодика;-Управление на научноизследователска дейност (Външни проекти); -Управление на научноизследователска дейност (Наредба 9); Управление на учебна дейност - Администриране и обслужване на учебната дейност – Дипломиране -Дипломиране в ОКС „Бакалавър”; -Дипломиране в ОКС „Магистър”; Мобилност на обучаеми -Мобилност на обучаеми – входяща;-Мобилност на обучаеми – изходяща; Управление на учебен процес - Управление на учебна документация -Управление на учебна документация в ОНС „Доктор”; Деловодно обслужване -Вътрешни заповеди; -Докладни записки; -Изпращане на вътрешна кореспонденция; -Получаване на външна кореспонденция; -Командировки; -Молби за отпуск; Управление на човешките ресурси - Управление на академичен състав - Управление на трудови правоотношения на академичен състав -Сключване на трудов договор (АС); -Изменение на трудов договор (АС); -Прекратяване на трудов договор (АС); Мобилност на академичен състав -Мобилност преподаватели – входяща; -Мобилност преподаватели – изходяща; Управление на неакадемичен персонал -Сключване на трудов договор (НП); -Изменение на трудов договор (НП); -Прекратяване на трудов договор (НП); Управленски процеси -Управление на качеството; -Управление на риска. Конструираните показатели са детайлно описани в специализираните форми „мета-описание” за индикатори на съответните процеси. Извършен е анализ и апробиране на конструираните индикатори на основата на представително наблюдение на основните им характеристики при практическото им приложение. Апробираните индикатори са въведени като елемент на съществуващата система за управление на качеството в СА „Д. А. Ценов”.

През м. февруари 2014 г. експертната група по Дейност №4, съгласно разработения и приет График за изпълнение на задачите по Дейност 4 на проекта, работи по Задача 3. Оценка на начина на обработване на документите и базите данни, свързани с управление и функциониране на процесите. Финализирано бе изготвянето на Доклада-оценка за начина на обработване на документите, базите данни и интеграцията, свързани с управление и функциониране на процесите, отнасящи се до организацията и управлението на учебната дейност в Академията.

Експертите в работната група по Дейност № 4 на проекта, насочиха основното си внимание през м. февруари 2014 г., главно към разработване и уточняване на методичните измерения и осъществяването на изследването, анализа и оценката на начина за обработка на документите, базите данни и интеграцията (втора – заключителна част), свързани с управлението на учебната дейност в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов, отнасящи се до организацията на учебния процес, учебната документация, планиране и управление на приема по образователни степени и управлението на учебната натовареност. Успоредно с проучването на документите се формираше и началната технологична фаза на тяхното електронно досие, което ще подпомогне в бъдеще изграждане на електронен регистър на информационните потоци и документите в Академията, подпомагащи управлението на учебната дейност. Изследването, анализа и оценката на информационните потоци и документите, свързани с управлението на учебната дейност в Академията, беше насочено и към тяхното влияние и отношение относно повишаването на производителността и качеството на базите от данни и интеграцията на информационните съвкупности, свързани с управлението на учебната дейност във висшето училище.

През м. февруари 2014 г. в рамките на Дейност 5 „Разширяване на автоматизираната информационна система чрез усъвършенстване на съществуващите и добавяне на нови модули, подкрепящи информационното обслужване на процесите в СА „Д. А. Ценов” стартира работата по Задача 2 „Изготвяне на проект за управленска информационно-справочна система, вкл. типове справки и доклади“ и Задача 3 "Програмиране на управленска информационно-справочна система". За изпълнението на тези задачи са сформирани дава екипа: екип за проектиране и екип за програмиране. За подобряване на синхрона между двата екипа са приети два вътрешни документа (вътрешни индикатори): "Доклад, обосноваващ модулите, подлежащи на разработка" и "График за изготвяне на модулите". Като подготвителна работа по задача 3 е изпълнена оперативна дейност 3.1 "Запознаване с програмните средства за реализиране на текущата АСУ", определяща инструменталните средства, които ще бъдат използвани за разработка на модулите.

По дейност 6 „Изграждане на информационна система за връзка с бивши възпитаници на СА „Д. А. Ценов” (тип алумни)” в рамките на месец февруари 2014 г. е работено за конкретизация на проектните идеи по програмиране на функционалността на административния интерфейс и други спомагателни модераторски роли. Обсъждане на триединството права-роли-актьори и характеризиране на множеството от администраторски и модераторски права и разрешения. Характеризиране на местата (модулите) на проявление на съответните разрешения във софтуерната функционалност. Разрешаване на основни проблемни дейности по въпроси, касаещи нивата на използване на Алумни системата, свързано с характеризирането на процесите, разрешени за различните видовете публични и конфиденциални режими на използване. Реализиране на услугите за анонимен (публичен) достъп и ограниченията в тях. Продължава работата по специфичните процеси по функционалността, свързани с управлението на сигурността и спецификите на процеса на регистрация с обвързването на данните от конвенционалната академична информационна система.

В рамките на Дейност № 7 "Визуализация и публичност на проекта“ през м. февруари 2014 г. е публикувана информация за напредъка по проекта в електронната страница на СА "Д. А. Ценов" Свищов.

Работа по проекта в рамките на месец януари 2014 г.

В рамките на месец януари 2014 г. екипът за организация и управление на проекта проведе традиционните 3 работни срещи, на които са обсъждани административни, координационни и управленски въпроси, свързани с проектните дейности и индикаторите.

Изпълнението на Дейност 2 "Изграждане на модел за интегрирана система за управление на СА "Д. А. Ценов" през месец януари е както следва: Задача № 5: „Проучване на съществуващите процеси в СА „Д. А. Ценов“ и описание на тяхната степен на регламентация: изследване на съществуващите процеси“, с постигнати конкретни резултати към м. януари 2014 г.: Аналитичен доклад (1 бр.) с преглед и окончателна проверка на разработени „Работна карта за описание на процеси на ниско ниво“ за целия период на изпълнение на Задача 5 от Дейност 2. Участие в обучение на тема: „Параметри на интегрираната система за управление на СА „Д. А. Ценов“. Задача № 6: „Оценка на степента на регламентация и описание на процесите във вътрешната нормативна база и тяхната обвързаност с оценката на риска в СА „Д. А. Ценов“, с постигнати конкретни резултати към м. януари 2014 г.: Аналитичен доклад (1 бр.) с констатации за анализирано и оценено състояние на: Доклад-диагностика за съществуващите процеси в СА „Д. А. Ценов“; Прегледани и потвърдени нотирани чрез софтуерен продукт „ARIS“ модели (7 бр. EPC) на процеси, подадени като резултат от изпълнение на Задача 7 по Дейност 2 за м. декември 2013 г. и м. януари 2014 г. Задача № 8: „Представяне и приемане от Ръководството на СА „Д. А. Ценов“ на интегрираната система за управление за одобрение и входно обучение на ползвателите на системата“, с постигнати конкретни резултати към м. януари 2014 г.: Аналитичен доклад (1 бр.), с приложения. Изготвен е приемо-предавателен протокол за представена и приета за одобрение от Ръководството на СА „Д. А. Ценов“ интегрирана система за управление. Извършено е входящо обучение на 250 представители на целевата група, ползватели на интегрираната система за управление на Стопанска академия.

В рамките на месец януари 2014 г. се работи по изпълнението на оперативните дейности в задача 3 „Създаване на критерии и индикатори за оценка на ефективността и ефикасността на разписаните процеси в интегрираната система за управление в СА“ на Дейност 3 „Разработване и интегриране на критерии и индикатори за оценка на ефективността и ефикасността на свързаните основни, управленски и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов”, оперативни дейности 3.1 „Приложение на системата от правила и описанието на процесите, и извеждане на конкретни числови характеристики за измерване на ефективността на основните и спомагателните процеси във висшето училище” и 3.2 „Разработване на описание на индикаторите, източниците на данни, периодичността и начина на изчисляване и тълкуване на получените стойности – мета-описание на индикаторите”. Постигнатите резултати за месец януари 2014 г. по дейността в резултат на извършената от експертния екип работа са:

  • мета-описание на индикаторите за процес „Администриране и обслужване на учебната дейност” – „Управление на състоянието на обучаемите”:
    • „Изготвяне на изпитни протоколи за бригадири” – 100%;
    • „Управление на студентско състояние в ОКС „бакалавър” – редовно и задочно обучение” – 100%;
    • „Управление на студентско състояние в ОКС „магистър” – 100%;
  • мета-описание на индикаторите за процес „Управление на учебна дейност” – „Управление на прием по образователни степени” – „Прием на обучаеми по образователни степени”:
    • „Прием в ОКС „бакалавър” – редовно и задочно обучение” – 100%;
    • „Прием в ОКС „магистър” – дистанционно обучение” – 100%;
    • „Прием в ОКС „магистър” – редовно обучение” – 100%;
    • „Прием в ОНС „доктор” – 100%;
    • „Прием в ОНС „доктор” – самостоятелна форма” – 100%.

През м. януари 2014 г. експертната група по Дейност №4, съгласно разработения и приет График за изпълнение на задачите по Дейност 4 „Разработване и внедряване на стандарти за управление на информацията, свързана с основните, управленските и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов”по проекта, работи по Задача 3. Оценка на начина на обработване на документите и базите данни, свързани с управление и функциониране на процесите. Оперативна дейност 3.1. Разработване и уточняване на методичните измерения относно изследването, анализа и оценката на начина за обработка на документите и базите от данни, свързани с управление и функциониране на процесите в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов. Индикатор за резултата - Доклад-оценка  януари 2014 г. за начина на обработване на документите и базите данни, свързани с управление и функциониране на процесите, отнасящи се до организацията и управлението на учебната дейност в Академията: 1. Разработване и уточняване на методичните измерения и осъществяването на изследването, анализа и оценката на начина за обработка на документите, свързани с управлението на учебната дейност в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов, отнасящи се до организацията на учебния процес, учебната документация, планиране и управление на приема по образователни степени и управлението на учебната натовареност; 2. Разработване и уточняване на методичните измерения относно изследването, анализа и оценката на начина за обработка на документите, свързани с управлението на учебната дейност в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов чрез организирането и поддържането на електронно досие и регистър на същите,  повишаващи производителността и качеството на базите от данни, отнасящи се до управлението на учебната дейност. Изследването, анализа и оценката на информационните потоци и документите от основните процеси в дейността на Академията, свързани с управлението на учебната дейност, отнасящи се до организацията на учебния процес, учебната документация, планиране и управление на приема по образователни степени и управлението на учебната натовареност са свързани от една страна с политиката и стратегията на академичното ръководство за осъществяване на учебната дейност в Академията, съобразно европейските стандарти и изисквания, ЗВО, както и залегналите решения в мандатната програма, а от друга страна с академичната политика и стратегия по отношение на информационното осигуряване на учебната дейност и учебния процес. Информационните потоци, документите, тяхното съдържание и структура, трябва да бъдат в унисон с политиките и стратегиите по управление на учебната дейност, както и с перспективите на развитие на учебната дейност във висшето образование и в Академията в частност. Разработването и уточняването на методичните измерения относно изследването, анализа и оценката на начина за обработка на документите, свързани с управлението на учебната дейност в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов, чрез организирането и поддържането на електронно досие и регистър на същите, цели повишаване производителността и качеството на базите от данни,  отнасящи се до управлението на учебната дейност в  Стопанска академия „Д. А. Ценов. Експертите в работната група по Дейност № 4 на Проекта, насочиха основното си внимание през м. януари 2014 г., към разработване и уточняване на методичните измерения и осъществяването на изследването, анализа и оценката на начина за обработка на документите, свързани с управлението на учебната дейност в СА „Д. А. Ценов“ – Свищов, отнасящи се до организацията на учебния процес, учебната документация, планиране и управление на приема по образователни степени и управлението на учебната натовареност.  Успоредно с проучването на документите се формираше и началната технологична фаза на тяхното електронно досие, което ще подпомогне в бъдеще изграждане на електронен регистър на информационните потоци и документите в Академията, подпомагащи управлението на учебната дейност. Изследването, анализа и оценката на информационните потоци и документите, свързани с управлението на учебната дейност в Академията, беше насочено и към тяхното влияние и отношение относно повишаването на производителността и качеството на базите от данни, свързани с управлението на учебната дейност във висшето училище.

През м. януари 2014 г. в рамките на Дейност 5 „Разширяване на автоматизираната информационна система чрез усъвършенстване на съществуващите и добавяне на нови модули, подкрепящи информационното обслужване на процесите в СА „Д. А. Ценов” е направен анализ на автоматизираната система за управление (АСУ) на СА. Този анализ е във връзка с изпълнение на задача №1 от дейността. В резултат на изпълнение на задачата е изготвен доклад, описващ елементите на АСУ, нейните модули и връзките между тях. Анализът служи за определяне на потребностите от нови модули за разширяване функционалността на системата. В края на месеца е отчетено изпълнение на 100% на задача 1. Резултатът от задачата е разработен "Доклад-анализ за съвместимостта и възможностите за интеграция между различните автоматизирани информационни модули“, който се явява индикатор при отчитане на изпълнението на дейността.

По дейност 6 „Изграждане на информационна система за връзка с бивши възпитаници на СА „Д. А. Ценов” (тип алумни)” в рамките на месец януари 2014 г. е работено по индикатор "Доклад-оценка на резултатите от тестването за функционалността на системата тип „Алумни“ и е извършено следното: изготвен е Работен документ № 7/31.01.2014 г. Приложно програмиране на информационната система тип „Алумни“ - първа част. (Системна и приложна архитектура, основна база данни, интерфейсни модули).

В рамките на Дейност № 7 "Визуализация и публичност на проекта“ през м. януари 2014 г. е публикувана информация за напредъка по проекта в електронната страница на СА "Д. А. Ценов" Свищов в Интернет. Изработена е втора информационна табела по проекта, която е монтирана в рамките на Учебен корпус „Юг“.

Работа по проекта в рамките на месец декември 2013 г.

В рамките на месец декември по Дейност № 1 "Организация и управление на проекта" са проведени традиционните 3 работни срещи, на които са решавани оперативни въпроси, свързани с организационното управление и координация на проектните дейности, наблюдение на напредъка по отделните дейности и административни въпроси, свързани с предстоящото междинно отчитане.
Изпълнението на Дейност 2 "Изграждане на модел за интегрирана система за управление на СА "Д. А. Ценов" през месец декември е както следва: Задача № 5: „Проучване на съществуващите процеси в СА „Д. А. Ценов“ и описание на тяхната степен на регламентация: изследване на съществуващите процеси“, с постигнати конкретни резултати към м. декември: Аналитичен доклад (1 бр.) с разработени (6 бр.) „Работна карта за описание на процеси на ниско ниво“. Приложения към доклада: • Разработени „Работна карта за описание на процеси на ниско ниво“ (6 бр.) за описани процеси: „Управление на НИД“ (1 бр.); „Управление на академичен състав“ (1 бр.); „Деловодно обслужване“ (1 бр.); „Научна периодика“ (1 бр.); „Управление на риска“ (1 бр.); „Управление на качеството“ (1 бр.). Справки-извлечения за продължителност на участие (5 бр.) с интервюирани експерти по проучваните процеси, участници от целевата група: 14 бр. (мъже – 4 бр., жени – 10 бр.), от които 6 бр. (мъже – 1 бр., жени – 5 бр.), обхванати за първи път от проекта. Задача № 6: „Оценка на степента на регламентация и описание на процесите във вътрешната нормативна база и тяхната обвързаност с оценката на риска в СА „Д. А. Ценов“, с постигнати конкретни резултати към м. декември: Аналитичен доклад (1 бр.) с констатации за анализирано и оценено състояние на: анализирани, оценени и насочени към нотиране процеси, описани в „Работна карта за описание на процес на ниско ниво“ (6 бр.) на процеси: „Управление на НИД“ (1 бр.); „Управление на академичен състав“ (1 бр.); „Деловодно обслужване“ (1 бр.); „Научна периодика“ (1 бр.); „Управление на риска“ (1 бр.); „Управление на качеството“ (1 бр.), подадени като резултат от изпълнение на Задача 5 по Дейност 2 за м. декември. Прегледани, потвърдени и нотирани чрез софтуерен продукт „ARIS“ модели (5 бр. EPC) за основни процеси: „Управление на учебна дейност“, подпроцеси: „Управление на осигуряване на учебен процес“ (Задължителни семинари и обучения за докторанти – 1 бр. EPC) и „Управление на прием по образователни степени“ („Планиране на прием в ОНС „Доктор“ – 1 бр. EPC; „Прием в ОКС „Бакалавър“ редовно и задочно обучение – 1 бр. EPC; „Прием в ОНС „Доктор“ – 1 бр. EPC) и „Управление на учебен процес“, подпроцес: „Управление на учебна натовареност“ („Управление на учебна натовареност в ОНС „Доктор“, редовна форма – 1 бр. EPC), подадени като резултат от изпълнение на Задача 6 по Дейност 2 за м. ноември. Задача № 7: „Създаване на логически модел на процесите в СА „Д. А. Ценов“ чрез тяхното разписване със специализирания софтуер и създаване на документация на интегрираната система за управление“, с постигнати конкретни резултати към м. декември: Аналитичен доклад (1 бр.) с нотирани процеси (7 бр. създадени органиграми тип „EPC”).
В рамките на месец декември експертния състав по дейност 3 "Разработване и интегриране на критерии и индикатори за оценка на ефективността и ефикасността на свързаните основни, управленски и поддържащи процеси в СА "Д. А. Ценов" работи по оперативните дейности и задачите съгласно утвърдения план график. Извършените дейности са свързани с: оперативни дейности 3.1 „Приложение на системата от правила и описанието на процесите, и извеждане на конкретни числови характеристики за измерване на ефективността на основните и спомагателните процеси във висшето училище” и 3.2 „Разработване на описание на индикаторите, източниците на данни, периодичността и начина на изчисляване и тълкуване на получените стойности – мета-описание на индикаторите” по изпълнение на Задача 3. Създаване на критерии и индикатори за оценка на ефективността и ефикасността на разписаните процеси в интегрираната система за управление в СА. Постигнати индикатори:
• мета-описание на индикаторите за процес „Управление на учебен процес” – „Управление на учебна натовареност”: „Управление на учебна натовареност в ОНС „Доктор” – 100%;
• мета-описание на индикаторите за процес „Управление на учебна дейност” – „Управление на осигуряване на учебен процес”: „Задължителни семинари и обучение на докторанти” – 100%;
• мета-описание на индикаторите за процес „Управление на учебна дейност” – „Управление на прием по образователни степени”: „Планиране на прием в ОКС „бакалавър” редовна и задочна форма на обучение” – 100%; „Планиране на прием в ОКС „магистър” редовна форма на обучение” – 100%; „Планиране на прием в ОНС „доктор” – 100%.
През м. декември 2013 г. експертната група по Дейност 4 „Разработване и внедряване на стандарти за управление на информацията, свързана с основните, управленските и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов”, съгласно разработения и приет График за изпълнение на задачите по Дейност 4 по проекта, работи по Задача 1. Анализ на информационните потоци, свързани с процесите в интегрираната система за управление и документите, описващи процесите и по-конкретно по оперативна дейност  1.3. Информационни потоци – документи – управленски процеси – състояние, проблемни моменти, нерешени въпроси, добри практики, предложения за решения, интеграция и перспективи на развитие. Оперативна дейност 1.3. продължава от месец ноември 2013 г. През м. декември продължи изпълнението и на оперативна дейност 1.4. Анализ, обосновка и основни достойнства на информационните потоци, свързаните с тях процеси и съпътстващата документация. Тази оперативна дейност също продължава от м. ноември 2013 г.; През м. декември продължи и навлезе в заключителна фаза изпълнението на Задача 2. Разработване на информационна стратегия, базирана на изготвения анализ, включваща обвързване на информационните потоци с видовете процеси и критериалната система на НАОА. От тази задача се изпълни Оперативна дейност 2.4. Оформяне на окончателния вариант на информационната стратегия и представянето й за приемане от Ръководството на СА „Д. А. Ценов“ – Свищов; Като индикатор за постигнатите резултати се подготви Доклад-анализ за информационните потоци, свързани с процесите в интегрираната система за управление, отнасящ се за разработените оперативни дейности през месец декември 2013 г.
Дейност 5 „Разширяване на автоматизираната информационна система чрез усъвършенстване на съществуващите и добавяне на нови модули, подкрепящи информационното обслужване на процесите в СА „Д. А. Ценов” стартира през месец декември 2013 г. и в рамките на първия месец са разработени детайлен план за действие, разписан по оперативни задачи и детайлен план график за реализиране на дейността с разбивка по месеци и подекипи.
По дейност 6 „Изграждане на информационна система за връзка с бивши възпитаници на СА „Д. А. Ценов” (тип алумни)” в рамките на месец декември 2013 г. е завършен проект за информационна система тип „Алумни“, вкл. техническо задание, изготвен е концептуален дизайн на базата данни и концептуален дизайн на потребителски интерфейс. През същия месец стартира работата по индикатор № 3 „Програмиране на информационната система тип „Алумни".

Работа по проекта в рамките на месец ноември 2013 г.

През месец ноември 2013 г. работата по изпълнение на стартиралите вече проектни дейности продължава. За постигане качество на планираните резултати и индикатори екипите от експерти на проекта продължават да оптимизират своята дейност и да работят в тясна координация помежду си.
В рамките на изпълнение на Дейност 2 „Изграждане на модел за интегрирана система за управление на СА „Д. А. Ценов“ от проект BG051PO001-3.1.08-0015  „Изграждане на интегрирана система за управление на СА „Д. А. Ценов“ – Свищов“ през ноември екипите от експерти работиха в съответствие с разписания план-график на дейността. Интензивно се работи по следните задачи:
Задача № 5: „Проучване на съществуващите процеси в СА „Д. А. Ценов“ и описание на тяхната степен на регламентация: изследване на съществуващите процеси“.
Задача № 6: „Оценка на степента на регламентация и описание на процесите във вътрешната нормативна база и тяхната обвързаност с оценката на риска в СА „Д. А. Ценов“
Задача № 7: „Създаване на логически модел на процесите в СА „Д. А. Ценов“ чрез тяхното разписване със специализирания софтуер и създаване на документация на интегрираната система за управление“
В рамките на месец ноември е извършена оценка на степента на регламентация и описание на процесите във вътрешната нормативна база и тяхната обвързаност с оценката на риска в СА „Д. А. Ценов“ и са разработени инструкции за извършване на дейностите по нотирани модели на процеси „Акредитация и САНК“. Направен е преглед и са потвърдени нотираните чрез софтуерен продукт „ARIS“ модели на процеси. Продължава работата и по създаване на логически модел на процесите в СА „Д. А. Ценов“ чрез тяхното разписване със специализирания софтуер „ARIS“ и създаване на документация на интегрираната система за управление на процеси.
В рамките на дейност 3 „Разработване и интегриране на критерии и индикатори за оценка на ефективността и ефикасността на свързаните основни, управленски и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов” през месец ноември се работи по оперативни дейности 3.1 „Приложение на системата от правила и описанието на процесите, и извеждане на конкретни числови характеристики за измерване на ефективността на основните и спомагателните процеси във висшето училище” и 3.2 „Разработване на описание на индикаторите, източниците на данни, периодичността и начина на изчисляване и тълкуване на получените стойности - мета описание на индикаторите” и по-конкретно по Задача  3. Създаване на критерии и индикатори за оценка на ефективността и ефикасността на разписаните процеси в интегрираната система за управление в СА.
Продължава анализирането на описаните по дейност 2 процеси в СА „Д. А. Ценов“ и описание на техните ключови характеристики, критични контролни точки и измерители за резултатите. Установени са показатели за резултати и индикатори за ефективността и ефикасността на следните процеси: спомагателен процес „Атестиране на академичен състав” и основен процес „Управление на учебен процес”, подпроцес „Управление на учебна натовареност”. Конструираните показатели са детайлно описани в специализираните форми „мета-описание” за индикатори на съответните процеси.
По дейност 4 „Разработване и внедряване на стандарти за управление на информацията, свързана с основните, управленските и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов” в съответствие с разработения и приет График за изпълнение на задачите по дейността през м. ноември 2013 г. експертният екип по проекта работи по Задача 1. Анализ на информационните потоци, свързани с процесите в интегрираната система за управление и документите, описващи процесите и по-конкретно по оперативна дейност 1.3. Информационни потоци – документи – управленски процеси – състояние, проблемни моменти, нерешени въпроси, добри практики, предложения за решения, интеграция и перспективи на развитие. Оперативна дейност 1.3. продължава и през месец декември 2013 г.
През м. ноември започна и изпълнение на оперативна дейност 1.4. Анализ, обосновка и основни достойнства на информационните потоци, свързаните с тях процеси и съпътстващата документация. Тази оперативна дейност също продължава и през м. декември 2013 г.
През м. ноември продължи изпълнение на Задача 2. Разработване на информационна стратегия, базирана на изготвения анализ, включваща обвързване на информационните потоци с видовете процеси и критериалната система на НАОА. От тази задача се изпълни оперативна дейност 2.2. Разработване на кратки методични указания относно целите, задачите, съдържанието и структурата на информационната стратегия. Като индикатор за постигнатите резултати се подготви Доклад-анализ за информационните потоци, свързани с процесите в интегрираната система за управление, отнасящ се за разработените оперативни дейности през месец ноември. В резултат на работата през месеца бяха формулирани следните констатации, изводи и оценки:

  • Изследването, анализът и оценката по приетата методология и методика на информационните потоци и документите по основните управленски процеси в Академията (акредитация, атестиране, бюджет, финансов контрол и стратегическо планиране) показва, че това е вярната и задължителна крачка по пътя на изграждането на Интегрирана система за управление във висшето училище;
  • По-нататъшното разработване, изследване, анализ и оценка на съдържанието и структурата на академичната информационна стратегия доказва, че е постигнато добро равнище от създаването на стройна и завършена информационна стратегия, която ще подпомага реализирането на информационната политика на Стопанска академия „Д. А. Ценов“ – Свищов в съвременното образователно и изследователско пространство на висшите училища.

По дейност 6 „Изграждане на информационна система за връзка с бивши възпитаници на СА „Д. А. Ценов” (тип алумни)” в рамките на месец ноември е извършено следното: работено е по проект за информационна система тип „Алумни“, вкл. техническо задание, изготвен е Аналитичен доклад №6/29.11.2013 г. Логически проект на системата. Логическия модел на системата включва основни модули, функционалност, роли, данни и интерфейс. Разработен е и Работен документ №4/29.11.2013 г. Времеви график на дейностите по инсталиране и администриране на технологичната платформа и приложното програмиране.

Работа по проекта в рамките на месец октомври 2013 г.

През месец октомври работата по изпълнение на проектните дейности продължава. За постигане качество на планираните резултати експертните екипи на проекта продължават да оптимизират своята дейност и да работят в тясна координация помежду си.
В рамките на изпълнение на Дейност 2 „Изграждане на модел за интегрирана система за управление на СА „Д. А. Ценов“ от проект BG051PO001-3.1.08-0015 „Изграждане на интегрирана система за управление на СА „Д. А. Ценов“ – Свищов“ през октомври продължава проучването на съществуващите процеси в СА „Д. А. Ценов“ и описание на тяхната степен на регламентация. При изследването на съществуващите процеси са обследвани и описани на ниско ниво следните подпроцеси към основен процес „Администриране и обслужване на учебна дейност“: „Управление на състояние на обучаемите (ОКС „бакалавър“, ОКС „магистър“ и ОНС „доктор“)“; „Мобилност на обучаеми (входяща и изходяща)“ и „Дипломиране (ОКС „бакалавър” и ОКС „магистър“)“. Извършена е оценка на степента на регламентация и описание на процесите във вътрешната нормативна база и тяхната обвързаност с оценката на риска в СА „Д. А. Ценов“ и са разработени инструкции за извършване на дейностите по нотирани модели на процеси „Акредитация и САНК“. Направен е преглед и са потвърдени нотираните чрез софтуерен продукт „ARIS“ модели на процеси. Продължава работата и по създаване на логически модел на процесите в СА „Д. А. Ценов“ чрез тяхното разписване със специализирания софтуер „ARIS“ и създаване на документация на интегрираната система за управление на процеси.
В рамките на дейност 3 „Разработване и интегриране на критерии и индикатори за оценка на ефективността и ефикасността на свързаните основни, управленски и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов” през октомври продължава анализирането на описаните по дейност 2 процеси в СА „Д. А. Ценов“ и описание на техните ключови характеристики, критични контролни точки и измерители за резултатите. Установени са показатели за резултати и индикатори за ефективността и ефикасността на следните процеси: спомагателен процес „Атестиране на академичен състав” и основен процес „Управление на учебен процес”, подпроцес „Управление на учебна натовареност”. Конструираните показатели са детайлно описани в специализираните форми „мета-описание” за индикатори на съответните процеси.
Експертният екип по дейност 4 „Разработване и внедряване на стандарти за управление на информацията, свързана с основните, управленските и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов” през м. октомври 2013 г. работи по изпълнение на задачите, свързани с анализ на информационните потоци, свързани с процесите в интегрираната система за управление и документите, описващи процесите и с разработване на информационна стратегия, базирана на изготвения анализ, включваща обвързване на информационните потоци с видовете процеси и критериалната система на НАОА. В момента се извършва изследване, анализ и оценка на добрите практики по отношение на разработването на информационни стратегии като цяло и конкретно в областта на управлението на висшите училища Като индикатор за постигнатите резултати се подготви Доклад-анализ за информационните потоци, свързани с процесите в интегрираната система за управление, отнасящ се за разработените оперативни дейности през месец октомври 2013 г. Индикаторът за постигнатите резултати се конкретизира с изследваните, анализирани, оценени, разработени и предложени приложения към доклада. Приложенията са разработени в подходящ работен вариант и са неразделна част от основния индикатор доклад-анализ за отчетния месец - октомври 2013 г., като изпълняват ролята на допълнителни индикатори за постигнатите резултати.
По дейност 6 „Изграждане на информационна система за връзка с бивши възпитаници на СА „Д. А. Ценов” (тип алумни)” през месец октомври продължава работата по създаване на проект за информационна система тип „Алумни“, вкл. техническо задание. В рамките на месец октомври е изготвен аналитичен доклад, съдържащ концептуален проект на системата с нейни функционални спецификации и архитектура. Разработен е и още един аналитичен доклад със заглавие „Същност и параметри на анкетното проучване „Мотивация за участие в електронна Алумни-система на СА „Д. А. Ценов“ – Свищов. В рамките на същия месец е изготвен и работен доклад, описващ общата характеристика и обхват на системата.
До момента изпълнението на дейностите е в съответствие с предварително разписания план-график.

Работа по проекта в рамките на месец септември 2013 г.

Активната работа по реализацията на проектните дейности продължава и през месец септември. В рамките на дейност 2 се изпълняват три от предвидените задачи: Задача № 5: „Проучване на съществуващите процеси в СА „Д. А. Ценов“ и описание на тяхната степен на регламентация: изследване на съществуващите процеси“; Задача № 6: „Оценка на степента на регламентация и описание на процесите във вътрешната нормативна база и тяхната обвързаност с оценката на риска в СА „Д. А. Ценов“; Задача № 7: „Създаване на логически модел на процесите в СА „Д. А. Ценов“. Изпълнението на задачите, детайлизиращи дейността, предвижда в рамките на периода: юни-декември, да бъде събрана и анализирана необходимата информация за съществуващите управленски, основни и спомагателни процеси, предвидени в обхвата на Интегрираната система за управление в Академията. Резултат от дейностите е създаване на модели, чрез нотиране, на предвидените в обхвата процеси.

Работата по дейност 3 продължава и през месец септември с оперативните поддейности на задача 3. Разработват се количествени измерители на резултатите и индикатори за ефективност и ефикасност на процесите в СА "Д. А. Ценов".
В рамките на дейност 4 през същия месец експертите работиха по създаване на методика за класификация на документи и информационни потоци и принципи за изграждане на единен регистър на документите в СА.

Експертите, ангажирани с изпълнението на дейност 6 от проекта разработиха и популяризираха електронна анкета “Мотивация за участие в електронна Алумни-система на СА „Д. А. Ценов“, достъпна на адрес http://alumni.uni-svishtov.bg/motivation/ за проучване на нагласите на възпитаници на СА за регистриране в електронна система от тип алумни. Анализът на резултатите от тази анкета ще позволят да се определи структурата на разработваната система.

Работа по проекта в рамките на месец август 2013 г.

През месец август стартира изпълнението на Дейност 4 на проекта със заглавие „Разработване и внедряване на стандарти за управление на информацията, свързана с основните, управленските и поддържащите процеси в СА „Д. А. Ценов”.
Дейността цели повишаване качеството на основните, управленските и поддържащите процеси в СА чрез използване на съвременни информационни и комуникационни технологии. Стандартите за управление на информацията ще осигурят постигане на съответствие с критериите от рейтинговата система на МОН. С реализацията на дейността ще се осигури синхронизиране и автоматизиране на съществуващите информационни системи в системата за управление във висшето училище.

До момента изпълнението на дейностите е в съответствие с предварително разписания план-график, както на проекта като цяло, така и на отделните дейности.

Активната работа по реализацията на проектните дейности продължава и през месец септември, като в предстоящия месец не се планира стартиране на нови дейности.

Работа по проекта в рамките на месец юли 2013 г.

През месец юли стартира изпълнението на дейност 6 „Изграждане на информационна система за връзка с бивши възпитаници на СА „Д. А. Ценов” (тип алумни)“. Предстои в началото на месец август да започне изпълнението на дейност 4 „Разработване и внедряване на стандарти за управление на информацията, свързана с основните, управленските и поддържащите процеси в СА „Д. А. Ценов”.

В рамките на месец юли бе осъществено мониторингово посещение от експерти на УО на ОП „Развитие на човешките ресурси“ на МОН, които направиха препоръки за повишаване качеството на отчетността и изразиха одобрение за свършената до момента работа.

До момента изпълнението на дейностите е в съответствие с предварително разписания план-график, както на проекта като цяло, така и на отделните дейности.

Активната работа по реализацията на проектните дейности ще продължи и през месец август.

Работа по проекта в рамките на месец юни 2013 г.

През месец юни стартира работата по Дейност 3 на проекта с наименование „Разработване и интегриране на критерии и индикатори за оценка на ефективността и ефикасността на свързаните основни, управленски и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов”.
Изпълнението на дейността ще осигури изграждането и развитието на стандарти и процедури, включващи измерими индикатори за управление на качеството във висшето училище. Резултатите от дейността ще осигурят възможност за адекватна оценка на състоянието на Академията по отношение на критериите в рейтинговата система на МОН.

Успоредно с нея продължава и работата по Дейност 2 „Изграждане на модел за интегрирана система за управление на СА „Д. А. Ценов”, където работни групи от експерти работят по обследване на процесите в Стопанска академия и извършват анализ на информацията.

Към края на месец юни 2013 г. са постигнати следните по-важни резултати:

  • Описани са част от процесите на Стопанска академия в работни карти на процесите;
  • Нотирани модели на организационна структура, на щатно разписание, на нормативна база и на процеси на високо ниво;
  • Разработени са методически материали за работа на екипите при осъществяването на анализ на процесите в Стопанска академия, правила за определяне на техните ключови характеристики, принципи за идентифициране на критичните точки и са обучени експерти за работа с тях.

Работа по проекта в рамките на месец май 2013 г.

През месец май 2013 г. бе проведено и обучение в рамките на три дни. В първия обучителен ден представители на академичния състав на Стопанска академия, които са и част от целевата група на проекта, се запознаха с основните ползи от процесния подход в управлението и значението му за интегрираното управление на организационна единица. В рамките на останалите два дни обучаемите се информираха за специфичните особености на софтуера за моделиране на процеси и за основните релации между отделните му приложения и модели, а също така тренираха и умения за работа с него.
В края на обучението, участващите изразиха своето задоволство от придобития нов опит и практически умения във връзка с моделирането на бизнес процеси и прилагането на процесния подход в управлението на ВУ.

Към края на месец май 2013 г. са постигнати следните по-важни резултати:

  • Внедрен специализиран софтуер за разписване на процесите в Стопанска академия;
  • Обучени ползватели за работа със специализирания софтуер за разписване на процесите.

Работа по проекта в рамките на месец март и април 2013 г.

В седмиците след 20 февруари 2013 г., дата на официалното връчване на Договора, екипът по проекта, ръководен от проф. д-р Теодора Димитрова, работи активно за постигане на проектните цели.
През месец март стартира подготовката, свързана с организация на изпълнението на планираните в рамките на проекта дейности, а именно:
Дейност 1: Организация и управление на проекта
Дейност 2: Изграждане на модел за интегрирана система за управление на СА „Д. А. Ценов”
Дейност 3: Разработване и интегриране на критерии и индикатори за оценка на ефективността и ефикасността на свързаните основни, управленски и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов”
Дейност 4: Разработване и внедряване на стандарти за управление на информацията, свързана с основните, управленските и поддържащите процеси в СА „Д. А. Ценов”
Дейност 5: Разширяване на автоматизираната информационна система чрез усъвършенстване на съществуващите и добавяне на нови модули, подкрепящи информационното обслужване на процесите в СА „Д. А. Ценов”
Дейност 6: Изграждане на информационна система за връзка с бивши възпитаници на СА „Д. А. Ценов” (тип алумни)
Дейност 7: Визуализация и публичност
Дейност 8: Одит
В рамките на месец март стартира работата по Дейност 1 „Организация и управление на проекта“ и Дейност 2 „Изграждане на модел за интегрирана система за управление на СА „Д. А. Ценов” на проекта, като бяха сформирани работни групи за изпълнение на задачите, разписани в план-графика на Дейност 2.

Екипът за организация и управление проведе първата за проекта пресконференция, на която запозна медиите с целите на проекта, планираните дейности и очакваните резултати, както и с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси”, съфинансирана от Европейския социален фонд на Европейския съюз.

Работата през месец април ускори своя ход и към края на месеца са постигнати следните по-важни резултати:

  • Избран и закупен софтуер за моделиране на процеси;
  • Избран модел за нотификация на процесите със закупения софтуер;
  • Разработена карта на процесите в СА „Д. А. Ценов“ Свищов, описани на високо ниво;
  • Подготвена работна карта за идентификация на процесите на ниско ниво;
  • Чек лист за предварителна оценка на дейността на звената в СА „Д. А. Ценов“ и други.

До края на месец май 2013 г. предстои пилотно тестване и внедряване на специализирания софтуер за моделиране на процеси, както и обучение за работа с него.

Ръководител проект         Проф.д-р Теодора Димитрова

Тел. 66-205
Координатор "Оперативно управление на проекта" Проф.д-р Божидар Божинов

Тел. 66-237
Координатор "Административно управление на проекта Ас. Евелина Парашкевова

Тел. 66-370